Формальні умови повноваження

Сторона адміністративного процесу може надати повноваження в наступному вигляді:

Письмова форма

Уповноважений представник зобов'язаний додати до актів справи оригінал або офіційно завірену копію повноваження.

Адвокат, юрисконсульт, патентний повірений і також податковий консультант можуть самі завірити копію наданого їм повноваження або копії інших документів, що підтверджують їх права, наприклад, копію з Державного судового реєстру (KRS) з якої випливає, що особа, яка надала їм повноваження, має право представляти юридичну особу.

У разі, коли орган державної адміністрації має сумніви, що стосуються підписів сторони, то він може вимагати її офіційного засвідчення.

Електронний документ

Таке повноваження має бути завірене за допомогою:
кваліфікаційного сертифіката, при дотриманні правил, передбачених у законі про електронний підпис (ustawа o podpisie elektronicznym), профілю, схваленого ePUAP або інших технологій, що використовуються в інформаційній системі публічних суб'єктів для виконання публічних завдань, за винятком випадків, коли окремі приписи передбачають зобов'язання виконання дії в місці знаходження публічного суб'єкта.

Усна форма

Шляхом подання довірителем заяви до органу адміністрації, який вносить дану заяву в протокол.

Адміністративно-процесуальний кодекс в ст. 33 § 4 передбачає випадок, який дозволяє органу адміністрації визнати дану особу уповноваженим представником сторони без необхідності подання повноваження. Це т.зв. неявне повноваження, котре складається з одночасного виконання трьох передумов, вказанных нижче. Слід підкреслити, що кожна з них має визначальний характер, і те, чи була дана передумова виконана, залежить від того, чи визнає алміністративний орган факт, що:

1. Справа, яка розглядається адміністративним органом, відноситься до справ «незначної важливості»;	Можна припустити, що справа незначної важливості – це дія, яка не тягне за собою серйозних наслідків, наприклад, огляд актів справи, отримання довідки або кореспонденції, подача документів;
2. В якості уповноваженого представника виступає близький родич або домочадець сторони;	Близький родич - це чоловік, батьки, діти, брат чи сестра, тесть і теща, свекор і свекруха, а також особи, які перебувають зі стороною у відносинах усиновителя/усиновленого, опіки чи піклування. Домочадцями сторони є ті, що проживають з нею в одній квартирі або будинку її родичі або родичі її чоловіка / дружини. Як правило, сторонні для сторони особи, наприклад, сусід по кімнаті, який не відноситься до кола родичів або родичів її чоловіка / дружини, не вважається домочадцем, за винятком випадків, коли він включений стороною в домашнє співтовариство і веде з нею спільне господарство.
3. Адміністративний орган не сумнівається в наявності і сфері прав виступати від імені сторони.