Pełnomocnictwo w postępowaniu administracyjnym

KPA reguluje instytucję pełnomocnictwa bardzo lakonicznie, poświęcając mu zaledwie kilka przepisów (art. 32-33 oraz art. 40 § 2 KPA). Taka zdawkowa regulacja wywołuje wiele wątpliwości interpretacyjnych, co w konsekwencji prowadzi do niejednolitej praktyki, która jest różna w różnych organach administracji publicznej.

Zgodnie z ogólną zasadą, strona postępowania administracyjnego, która posiada zdolność administracyjno-procesową, ma prawo do ustanowienia pełnomocnika (art. 32 KPA). Zdolność administracyjno-procesowa to możność skutecznego dokonywania czynności prawnych w postępowaniu administracyjnym. Związana jest ona ściśle ze zdolnością do czynności prawnych strony.

Prawo polskie wyróżnia następujące kategorie zdolności do czynności prawnych:

Pełna zdolność	Posiadają ją: osoby pełnoletnie (art. 11 KC) oraz osoby małoletnie, które przez zawarcie małżeństwa uzyskały pełnoletniość (art. 10 § 2 KC). Pełna zdolność do czynności prawnych oznacza pełną zdolność administracyjno-procesową. Strona taka działa zazwyczaj samodzielnie w postępowaniu administracyjnym, tj. osobiście podejmuje odpowiednie działania przed organami administracji publicznej, np. w celu nabycia określonego prawa. Osobiste działanie w sprawie administracyjnej nie stanowi jednak obowiązku strony.
Brak zdolności	Posiadają ją: osoby, które nie ukończyły lat 13, oraz osoby ubezwłasnowolnione całkowicie (art. 12 KC). Brak zdolności do czynności prawnych niesie za sobą brak zdolności administracyjno-procesowej. W postępowaniu administracyjnym strony takie zobowiązane są do korzystania z pomocy swojego przedstawiciela ustawowego (art. 30 § 2 KPA). Mogą być również reprezentowane przez pełnomocnika, ale musi on zostać ustanowiony przez ich przedstawiciela. Przykładowo więc – rodzice mogą ustanowić pełnomocnika dla swojego dziecka, które jest stroną postępowania. Będzie to pełnomocnik dziecka, a nie rodziców.
Ograniczona zdolność	Posiadają ją: małoletni, którzy ukończyli lat 13, oraz osoby ubezwłasnowolnione częściowo (art. 15 KC). Osoby takie, w zakresie czynności dotyczących: umów powszechnie zawieranych w drobnych, bieżących sprawach życia codziennego, rozporządzania zarobkiem oraz dysponowania przedmiotami majątkowymi, oddanymi im do swobodnego użytku, traktowane są jak osoby posiadające pełną zdolność do czynności prawnych. W pozostałym zaś zakresie, jako osoby pozbawione tej zdolności Pomimo że nie wynika to wprost z przepisów KPA, przyjmuje się, że osoby legitymujące się ograniczoną zdolnością do czynności prawnych powinny w postępowaniu administracyjnym działać przez swych ustawowych przedstawicieli. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, kiedy osobiste działanie strony pozwala przypuszczać, że nie jest ona w pełni świadoma celu i skutków toczącego się postępowania. Ustanowienie pełnomocnika przez w/w osoby jest dyskusyjne. Wydaje się, że będą one mogły skutecznie udzielić pełnomocnictwa w zakresie w/w czynności, w odniesieniu do których są traktowane jako osoby posiadające pełną zdolność do czynności prawnych. Jednakże można spotkać się ze stanowiskiem, które całkowicie odmawia prawa do ustanowienia pełnomocnika przez takie osoby. W takim przypadku pełnomocnika dla takiej osoby będzie mógł ustanowić jej przedstawiciel ustawowy.

Co do zasady, fakt ustanowienia pełnomocnika oraz jego wybór należą do uprawnień strony postępowania administracyjnego, a to, czy strona z nich skorzysta, zależy tylko i wyłącznie od jej decyzji. KPA nie przewiduje możliwości ustanowienia dla strony pełnomocnika z urzędu.

Pełnomocnik może zostać powołany do dokonania konkretnej czynności procesowej, np. do wniesienia odwołania, do dokonywania niektórych czynności procesowych, np. do odbioru pism lub też do reprezentowania strony w toku całego postępowania, w zakresie wszelkich czynności związanych z postępowaniem. Ważne, że w toku postępowania możliwa jest zmiana zakresu pełnomocnictwa: można je zarówno rozszerzyć, jak i ograniczyć.

Strona sama decyduje o zakresie udzielanego pełnomocnictwa, jednakże w przypadku, gdy określona czynność wymaga jej osobistego działania, możliwość reprezentacji przez pełnomocnika jest wyłączona. Przypadki, w których wymagane jest osobiste działanie strony, wynikają z przepisów prawa (np. dowód z przesłuchania strony, osobiste stawiennictwo przed organem) bądź z charakteru danej czynności (np. złożenie podpisu czy badanie lekarskie). Obowiązek osobistego działania może nałożyć na stronę również organ administracji, który uzna, że wymagają tego okoliczności sprawy.

Jeżeli strona nie została wezwana przez organ do osobistego podjęcia określonej czynności, może przyjąć, że jest uprawniona do dokonania jej przez reprezentującego ją pełnomocnika (art. 54 § 1 pkt 4 KPA).

Powołanie pełnomocnika nie ogranicza samodzielnego działania strony w postępowaniu. W przypadku, gdy działania będą podejmowane równocześnie przez pełnomocnika i osobiście przez stronę, organ powinien uwzględniać stanowisko strony, ponieważ wola strony ma zawsze charakter decydujący.

Strona dysponuje prawem powołania kilku pełnomocników (KPA nie określa maksymalnej liczby pełnomocników). W przypadku ustanowienia kilku pełnomocników z takim samym zakresem umocowania, każdy z nich może działać samodzielnie, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa.

Osoba, która działa w imieniu strony bez wymaganego pełnomocnictwa albo przekracza jego zakres, ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą wobec strony. Strona będzie mogła dochodzić swych roszczeń na ogólnych zasadach prawa cywilnego, jednakże konieczne będzie wytoczenie osobnego procesu sądowego.

Pełnomocnictwo, aby mogło wywrzeć skutki w postępowaniu, musi zostać uzewnętrznione, czyli informacja o jego istnieniu musi dotrzeć do organu.

Pamiętaj, iż zawsze Pełnomocnictwo można cofnąć na każdym stadium postępowania administracyjnego. Cofnięcie pełnomocnictwa odnosi skutek prawny w stosunku do organu z chwilą zawiadomienia go o tym, w stosunku zaś do przeciwnika i innych uczestników – z chwilą doręczenia im tego zawiadomienia przez organ.

Również pełnomocnik ma prawo wypowiedzieć pełnomocnictwo. Adwokat lub radca prawny, który wypowiedział pełnomocnictwo, obowiązany jest działać za stronę jeszcze przez dwa tygodnie, chyba że mocodawca zwolni go od tego obowiązku. Każdy inny pełnomocnik powinien, mimo wypowiedzenia, działać za mocodawcę przez ten sam czas, jeżeli jest to konieczne do uchronienia mocodawcy od niekorzystnych skutków prawnych (art. 94 § 1 KPC).

Pełnomocnictwo wygasa wraz ze śmiercią strony, a także wraz ze śmiercią pełnomocnika. Ustaje też w przypadku utraty przez pełnomocnika zdolności do czynności prawnych. Czynność, dokonana przez pełnomocnika pozbawionego zdolności do czynności prawnych, jest bezskuteczna.